Chương 6
Workflow
Tác vụ là viên gạch, workflow là bản vẽ: nhiều tác vụ nối với nhau thành một quy trình chạy tự động, từ bot họp và tác vụ AI tới phê duyệt và gửi kết quả. Chương này dựng dần một workflow thật, Bản tin AI mỗi sáng, qua từng video: tạo, sắp xếp trên đồ thị, chạy song song, rẽ nhánh, chạy thật và duyệt, đặt lịch, đọc lịch sử, rồi quản lý.
Ba video cuối dành cho Mẫu có sẵn: những workflow dựng sẵn bạn chỉ cần điền tài khoản và bảng tính, gồm hai lần chạy thật với Gmail và Google Sheet.
12 video · 26:34
Tác vụ là một việc StepX làm thay bạn; workflow nối nhiều tác vụ thành một quy trình chạy tự động. Video này đi qua trang Workflow: thẻ Cách hoạt động, thẻ từng workflow, bộ lọc, nút Mẫu có sẵn và gói nào dùng được.
Dùng khi: Trước khi tạo workflow đầu tiên, hoặc khi cần giải thích cho đồng nghiệp workflow khác tác vụ ở đâu.
Các bước
- 1Ở thanh bên, mở "Workflow" (ngay dưới Tác vụ). Di chuột qua tiêu đề và câu mô tả, rồi thẻ "Cách hoạt động" ba bước.
- 2Di chuột lần lượt qua ba bước của "Cách hoạt động".
- 3Di chuột qua thẻ "Bản tin AI mỗi sáng": badge Đang hoạt động, "7 tác vụ", dòng lịch "Hàng tuần · T2–T6 lúc 08:00", "Chạy gần nhất …"; mở menu ⋮ (Mở, Tạm dừng, Sửa, Xóa) rồi đóng.
- 4Gõ "bản tin" vào ô tìm kiếm, xoá; mở Trạng thái; bấm chip "Theo lịch" rồi "Tất cả".
- 5Di chuột qua ba nút góc phải: "Hướng dẫn", "Mẫu có sẵn", "Tạo workflow"
- 6Đổi sang tổ chức "Stepx-pro" (gói Miễn phí) → Workflow: menu có vương miện, trang khoá "Gói của bạn chưa có Workflow" + nút "Xem các gói". Quay lại org Stepx.
Lưu ý
- Workflow là tính năng của gói trả phí: gói Miễn phí thấy trang khoá và nút Xem các gói.
- Chip Theo lịch / Thủ công / Đã tắt lịch chỉ hiện khi danh sách có từ hai cách khởi chạy trở lên.
Kết quả: Đọc được thẻ workflow (trạng thái, số tác vụ, lịch, lần chạy gần nhất), biết lọc và biết hai cách bắt đầu: tạo mới hay dùng mẫu.
Tạo workflow chỉ cần tên và mô tả; tác vụ thêm ngay trên đồ thị. Video này tạo một tác vụ AI mới từ dấu cộng cạnh nút Bắt đầu, rồi thêm một tác vụ có sẵn chạy sau nó.
Dùng khi: Khi bắt đầu một quy trình mới: bản tin, báo cáo định kỳ, xử lý email.
Các bước
- 1Trang Workflow, bấm "Tạo workflow". Gõ tên "Bản tin AI mỗi sáng", mô tả "Tổng hợp tin AI, duyệt rồi gửi email cho đội". Bấm "Tạo workflow".
- 2Trang chi tiết mở ra: tiêu đề, badge "Chưa có tác vụ", dòng "Thủ công"; đồ thị chỉ có nút "Bắt đầu". Di chuột lên nút Bắt đầu rồi dấu ⊕ bên phải nó.
- 3Bấm ⊕ → menu "Thêm tác vụ đầu tiên": hai lựa chọn "Tạo tác vụ mới" / "Chọn tác vụ có sẵn". Bấm "Tạo tác vụ mới" → hộp chọn loại; bấm "Tác vụ AI".
- 4Điền tên "Tin AI nổi bật hôm nay", yêu cầu "Tìm 3 tin nổi bật nhất về AI trong 24 giờ qua, mỗi tin 2 câu, kèm nguồn."; bật Tìm kiếm web; mục "Chạy sau" báo tác vụ gốc. Bấm "Thêm tác vụ".
- 5Nút mới xuất hiện sau Bắt đầu. Di chuột lên nút → hiện ⊕ bên phải; bấm → menu "Thêm tác vụ sau "Tin AI nổi bật hôm nay"" → "Chọn tác vụ có sẵn". Hộp "Thêm tác vụ có sẵn": tìm "Gửi điểm tin", chọn "Gửi điểm tin qua Gmail".
- 6Trong hộp, mục "Chạy sau" đã tích sẵn "Tin AI nổi bật hôm nay". Bấm "Thêm vào workflow". Đồ thị: Bắt đầu → Tin AI → Gửi điểm tin qua Gmail; badge đầu trang "2 tác vụ".
- 7Bấm vào nút "Gửi điểm tin qua Gmail" → bảng "Chi tiết tác vụ" bên phải (tài khoản gửi, người nhận, nút Lịch sử chạy, Sửa). Dừng.
Tên workflow: Bản tin AI mỗi sáng
Tác vụ 1 (mới): Tin AI nổi bật hôm nay — Tác vụ AI, bật Tìm kiếm web
Tác vụ 2 (có sẵn): Gửi điểm tin qua Gmail — Chạy sau: Tin AI nổi bật hôm nay
Lưu ý
- Kết quả của tác vụ trước là đầu vào của tác vụ sau; mục Chạy sau trong hộp tạo quyết định điều đó.
- Một tác vụ dùng được trong nhiều workflow; sửa cấu hình ở đâu cũng áp dụng chung.
Kết quả: Một workflow hai bước: tác vụ AI tìm tin rồi gửi kết quả qua Gmail, sẵn sàng chạy.
Mọi thao tác sắp xếp đều làm ngay trên đồ thị. Video này chèn một bước vào giữa hai bước, thêm bước sau bước cuối, bỏ và nối lại liên kết bằng cách kéo, thử nối vòng bị từ chối, hoàn tác và dùng thanh phóng to.
Dùng khi: Khi workflow đã có vài bước và bạn cần thêm bước xử lý ở giữa hoặc đổi thứ tự.
Các bước
- 1Mở workflow "Bản tin AI mỗi sáng" (2 tác vụ). Di chuột lên đường nối Tin AI → Gửi Gmail: hiện ⊕ và × ở giữa cạnh. Bấm ⊕ → menu "Chèn một tác vụ vào đây" → "Tạo tác vụ mới" → "Tác vụ AI".
- 2Điền tên "Việt hoá & rút gọn", yêu cầu "Gộp các tin thành bản tin tiếng Việt dưới 150 từ, có tiêu đề. Nếu có tin về quy định hoặc sự cố lớn, mở đầu bằng chữ QUAN TRỌNG." Bấm "Thêm tác vụ". Đồ thị thành Tin AI → Việt hoá → Gửi Gmail.
- 3Di chuột lên nút "Gửi điểm tin qua Gmail", bấm ⊕ bên phải → "Chọn tác vụ có sẵn" → chọn "Ghi log vào Google Sheet" → "Thêm vào workflow". Đồ thị thêm bước cuối.
- 4Di chuột lên đường nối Gửi Gmail → Ghi log, bấm × → toast "Đã bỏ liên kết", "Ghi log…" thành tác vụ gốc (nối thẳng từ Bắt đầu). Kéo từ chấm tròn bên phải "Gửi điểm tin qua Gmail" thả vào chấm tròn bên trái "Ghi log…" → nối lại.
- 5Thử kéo từ "Ghi log…" ngược về "Tin AI nổi bật hôm nay" → toast báo không nối được vì tạo vòng lặp.
- 6Bấm × bỏ liên kết Việt hoá → Gửi Gmail, rồi bấm nút "Hoàn tác" trên thanh công cụ (hoặc ⌘Z) → liên kết trở lại, toast "Đã hoàn tác…". Bấm "Làm lại" rồi "Hoàn tác" lần nữa.
- 7Thanh công cụ: bấm − / + / "100%" / "Vừa khung nhìn", bật "Hiện bản đồ thu nhỏ" rồi tắt. Cuộn chuột trên đồ thị để phóng.
Lưu ý
- Dấu cộng và dấu nhân trên cạnh hiện rõ nhất khi bạn bấm chọn cạnh trước.
- Hoàn tác và Làm lại áp dụng cho mọi thay đổi trên đồ thị, phím tắt như trình soạn thảo.
Kết quả: Đồ thị bốn bước nối đúng thứ tự, biết chèn, nối, bỏ liên kết và hoàn tác mà không sợ hỏng.
Dấu cộng phía trên hoặc phía dưới một tác vụ tạo tác vụ song song. Video này thêm tác vụ tìm tin thứ hai chạy cùng lúc, rồi nối cả hai vào bước rút gọn để bước đó đợi đủ hai kết quả.
Dùng khi: Khi nhiều nguồn cần xử lý độc lập rồi gộp lại: nhiều chủ đề tin, nhiều phòng ban, nhiều bảng dữ liệu.
Các bước
- 1Mở workflow. Di chuột lên "Tin AI nổi bật hôm nay": ngoài ⊕ bên phải còn ⊕ nhỏ phía trên và phía dưới. Bấm ⊕ phía dưới → menu "Thêm tác vụ phía dưới…", gợi ý "bắt đầu cùng lúc với các tác vụ gốc khác".
- 2Chọn "Tạo tác vụ mới" → "Tác vụ AI". Tên "Tin AI tại Việt Nam", yêu cầu "Tìm 2 tin về AI tại Việt Nam trong tuần này, mỗi tin 2 câu, kèm nguồn.", bật Tìm kiếm web. "Thêm tác vụ". Đồ thị: hai tác vụ gốc xếp trên dưới.
- 3Kéo từ chấm tròn bên phải "Tin AI tại Việt Nam" thả vào chấm bên trái "Việt hoá & rút gọn" → toast ""Việt hoá & rút gọn" giờ chạy sau "Tin AI tại Việt Nam"". Nút Việt hoá có hai đường vào.
- 4Bấm vào "Việt hoá & rút gọn" → bảng chi tiết bên phải hiện "Chạy sau: Tin AI nổi bật hôm nay, Tin AI tại Việt Nam". Bấm Sửa → cuộn tới mục "Chạy sau" với hai ô đã tích → Hủy.
- 5Di chuột lên ⊕ cuối cùng bên phải đồ thị (sau các lá) → menu "Thêm tác vụ sau Ghi log vào Google Sheet"; đóng menu (Esc).
Lưu ý
- Một bước có nhiều đường vào sẽ đợi tất cả xong rồi nhận toàn bộ kết quả làm đầu vào.
- Dấu cộng ở cuối đồ thị thêm một bước sau mọi tác vụ cuối, tiện làm bước tổng kết chung.
Kết quả: Hai tác vụ gốc chạy song song và một bước gộp phía sau; hiểu cách đọc Chạy sau trong bảng chi tiết.
Điều kiện kiểm tra kết quả bước trước; các bước sau nó chọn nhánh Đúng, Sai hay Luôn chạy. Phê duyệt dừng run chờ người duyệt. Video này thêm cả hai và đổi nhãn nhánh ngay trên cạnh.
Dùng khi: Khi chỉ một số kết quả cần đi tiếp, hoặc khi cần người kiểm tra trước bước gửi đi.
Các bước
- 1Mở workflow. Di chuột lên "Việt hoá & rút gọn", bấm ⊕ bên phải → "Tạo tác vụ mới" → "Điều kiện". Tên "Có tin quan trọng?", quy tắc: Văn bản đầu vào · chứa · "QUAN TRỌNG". "Thêm tác vụ".
- 2Di chuột lên nút "Có tin quan trọng?", bấm ⊕ → menu có thêm mục "Chỉ khi": Luôn chạy / Điều kiện thỏa / Điều kiện không thỏa. Chọn "Điều kiện thỏa" → "Chọn tác vụ có sẵn" → "Đẩy kết quả sang CRM" → Thêm.
- 3Đường nối Điều kiện → Đẩy CRM mang nhãn "Đúng". Bấm vào nhãn → chọn thử "Sai" rồi đổi lại "Đúng" (toast "Đã cập nhật nhánh").
- 4Di chuột lên đường nối Việt hoá → Gửi điểm tin qua Gmail, bấm ⊕ chèn giữa → "Chọn tác vụ có sẵn" → "Duyệt bản tin" (Phê duyệt) → Thêm. Đồ thị: Việt hoá → Duyệt bản tin → Gửi Gmail → Ghi log.
- 5Di chuột lên nút "Duyệt bản tin", bấm ⊕ → menu "Chỉ khi": Được duyệt / Bị từ chối; đóng (Esc). Bấm vào nhãn trên cạnh Duyệt → Gửi Gmail: "Được duyệt".
- 6Bấm "Vừa khung nhìn", di chuột theo toàn bộ đồ thị: 2 gốc → Việt hoá → (Điều kiện → CRM) và (Duyệt → Gmail → Sheet).
Lưu ý
- Sau Phê duyệt, đường nối không nhãn mặc định là Được duyệt; bị từ chối mà không có nhánh riêng thì các bước sau được bỏ qua.
- Bấm nhãn Đúng/Sai trên cạnh để đổi nhánh mà không cần mở hộp sửa.
Kết quả: Đồ thị tách hai ngả: điều kiện đẩy tin quan trọng sang CRM, phê duyệt rồi gửi email và ghi nhật ký.
Bấm Chạy workflow là một run được tạo và mở ngay: cùng đồ thị nhưng mỗi tác vụ có trạng thái riêng. Video này theo dõi hai tác vụ song song, duyệt tại bước Phê duyệt, xem email đến hộp thư và đọc dữ liệu vào, kết quả, chi phí từng bước.
Dùng khi: Ngay sau khi dựng xong đồ thị, để chắc từng bước cho ra đúng thứ bạn cần trước khi đặt lịch.
Các bước
- 1Mở workflow (7 tác vụ). Bấm "Chạy workflow" ở góc phải → toast "Đã tạo run…" và hộp "Lịch sử run — Bản tin AI mỗi sáng" mở ngay run mới, badge "Đang chạy", dòng "Đang cập nhật trực tiếp…".
- 2Hai nút gốc "Đang chạy" cùng lúc; các nút sau "Chờ chạy". Tua nhanh tới khi hai nút Thành công và "Việt hoá" chạy.
- 3Nút "Duyệt bản tin" chuyển "Đang chờ" (viền vàng) và tự được chọn; bảng bên phải hiện "Đang chờ bạn quyết định" với ghi chú và nút Duyệt / Từ chối; phía trên là Kết quả bản tin rút gọn. Cuộn đọc.
- 4Gõ ghi chú "Nội dung ổn, gửi cho đội", bấm "Duyệt" → hộp "Duyệt bước này?" → xác nhận. Toast "Đã duyệt"; Gửi Gmail rồi Ghi log lần lượt chạy.
- 5Cắt sang tab Gmail thật của tue.nguyen@tecurix.com (anh/chị mở sẵn, chụp qua Chrome): hộp thư đến, mọi thư khác làm mờ, phóng to dần vào thư mới từ contact@stepx.vn; mở thư, thấy bản tin rút gọn. Quay lại run.
- 6Nút "Có tin quan trọng?" Thành công; nút "Đẩy kết quả sang CRM" cũng Thành công. Bấm vào nó: Kết quả "Delivered to webhook (HTTP 200)".
- 7Bấm nút "Việt hoá & rút gọn": bảng hiện Dữ liệu vào (hai bản tin thô), Kết quả (bản rút gọn), "Chi phí: … credit", thời lượng. Bấm "Gửi điểm tin qua Gmail": Kết quả ghi đã gửi tới tue.nguyen@tecurix.com.
- 8Badge run chuyển "Thành công"; bấm nút "Kết thúc": "Tổng chi phí: … credit". Di chuột qua nút "Hủy run" (đã mờ vì run xong).
- 9Đóng hộp; đồ thị workflow hiện "Lần chạy gần nhất" trên từng nút.
Lưu ý
- Nhánh không đi hiện Bỏ qua và không làm run thất bại.
- Khi run còn chạy, Hủy run dừng các bước chưa chạy; bước đang chạy vẫn được tính credit.
Kết quả: Một run thành công từ đầu tới cuối, biết đọc bảng chi tiết của từng nút và tổng chi phí ở nút Kết thúc.
Trigger quyết định khi nào workflow tự chạy. Video này đặt lịch hàng tuần, xem kiểu lặp theo khoảng cho việc quét nhiều lần trong ngày, kiểu một lần cho sự kiện định ngày, rồi tắt lịch mà vẫn giữ cấu hình.
Dùng khi: Khi workflow đã chạy tay ổn và bạn muốn nó tự chạy đúng giờ.
Các bước
- 1Mở workflow. Ở dòng dưới tiêu đề, bấm vào "Thủ công" (biểu tượng bàn tay) → hộp "Trigger của workflow" với bốn kiểu: Không tự chạy / Hàng tuần / Lặp theo khoảng / Một lần.
- 2Chọn "Hàng tuần": bấm T2, T3, T4, T5, T6; Giờ 08:00; Múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh; công tắc "Bật trigger" đang bật. Bấm "Lưu trigger" → toast "Đã lưu trigger — kế tiếp: …"; dòng dưới tiêu đề thành "Hàng tuần · T2–T6 lúc 08:00 · Kế tiếp: …".
- 3Mở lại trigger, chọn "Lặp theo khoảng": Chạy mỗi "3 giờ", khung giờ 08:00–20:00, các ngày đã chọn; đọc dòng cảnh báo credit.
- 4Chọn "Một lần": chọn thời điểm ngày mai 09:00; đọc gợi ý "chạy đúng một lần… sau đó trigger tự tắt". Thử chọn giờ đã qua → báo "Thời điểm phải ở tương lai".
- 5Quay lại tab "Hàng tuần" (còn nguyên cấu hình), gạt "Bật trigger" sang tắt, "Lưu trigger". Dòng dưới tiêu đề: "Hàng tuần · T2–T6 lúc 08:00 (đang tắt)".
- 6Quay ra danh sách Workflow: thẻ hiện chip "Đã tắt lịch"; bấm chip lọc "Theo lịch" / "Đã tắt lịch".
Hàng tuần: T2–T6 lúc 08:00, múi giờ Asia/Ho_Chi_Minh
Lặp theo khoảng: mỗi 3 giờ, 08:00–20:00
Một lần: ngày mai 09:00, tự tắt sau khi chạy
Lưu ý
- Khoảng lặp càng ngắn trên khung giờ dài thì càng nhiều lần chạy mỗi ngày, mỗi lần đều tốn credit.
- Workflow đang tạm dừng thì trigger không kích hoạt.
Kết quả: Biết ba kiểu lịch, đọc dòng Kế tiếp trên tiêu đề và thẻ, và tắt bật lịch không mất cấu hình.
Lịch sử run liệt kê mọi lần chạy. Video này chạy thử một đoạn bằng Chạy đến đây, mở một run thất bại của workflow khác để đọc lỗi và bấm Thử lại từ tác vụ này, tạo run mới từ đúng bước lỗi.
Dùng khi: Khi cần kiểm tra một đoạn của workflow, hoặc khi một bước lỗi và bạn đã sửa nguyên nhân.
Các bước
- 1Mở workflow, bấm "Lịch sử run" → danh sách: mỗi dòng trạng thái, biểu tượng cách khởi chạy (bàn tay / lịch), số tác vụ, bắt đầu, thời lượng. Di chuột qua vài dòng; bấm "Làm mới".
- 2Đóng hộp. Trên đồ thị bấm "Việt hoá & rút gọn" → trong bảng chi tiết mở menu "Thêm thao tác": "Chạy từ đây" / "Chạy đến đây" kèm gợi ý. Bấm "Chạy đến đây" → run mới mở, badge "Đến: Việt hoá & rút gọn".
- 3Run một phần: hai gốc và Việt hoá chạy, các nút sau không xuất hiện. Tua nhanh tới Thành công; bấm Việt hoá xem Kết quả.
- 4Chuyển sang workflow "[FULL] Trực ban đủ tính năng" → Lịch sử run → mở run "Thất bại" gần nhất; nút "POST báo cáo tới webhook" đỏ, tự được chọn; bảng hiện Lỗi "Webhook answered HTTP 404".
- 5Bên dưới lỗi: nút "Thử lại từ tác vụ này" và gợi ý. Bấm → hộp xác nhận (đọc) → "Thử lại". Run mới mở với badge "Thử lại từ: POST báo cáo tới webhook".
- 6Bấm "Danh sách run": run mới đứng đầu, dòng "Thử lại từ: …". Dừng.
Lưu ý
- Thử lại luôn tạo run mới với dữ liệu vào cũ; run thất bại vẫn giữ nguyên trong lịch sử.
- Run một phần ghi vào lịch sử với nhãn Đến hoặc Từ để phân biệt.
Kết quả: Biết đọc danh sách run, chạy một phần và thử lại bước lỗi mà không chạy lại cả workflow.
Việc quản trị hằng ngày của một workflow: sửa tên mô tả, tạm dừng và kích hoạt lại, gỡ một tác vụ khỏi đồ thị mà không mất nó, nhận ra tác vụ dùng chung và xoá workflow.
Dùng khi: Khi quy trình đổi, cần tạm ngưng một workflow, hay dọn workflow không dùng nữa.
Các bước
- 1Mở workflow "Bản tin AI mỗi sáng". Bấm nút Sửa (bút chì) trên tiêu đề → đổi mô tả thành "Tổng hợp tin AI mỗi sáng, duyệt rồi gửi email cho đội" → "Lưu thay đổi".
- 2Bấm "Tạm dừng" → badge "Tạm dừng", dải cảnh báo "Workflow đang tạm dừng — không thể chạy và trigger sẽ không kích hoạt"; nút Chạy workflow mờ (tooltip "Kích hoạt lại workflow để chạy"). Bấm "Kích hoạt lại".
- 3Bấm nút "Ghi log vào Google Sheet" → bảng chi tiết; menu "Thêm thao tác" → "Gỡ khỏi workflow" (gợi ý "Tác vụ vẫn còn trong trang Tác vụ") → hộp xác nhận → Gỡ. Nút biến mất khỏi đồ thị.
- 4Bấm "Hoàn tác" → tác vụ trở lại đồ thị. Mở workflow "Quét email booking → Google Sheet" (tạo ở video mẫu) → bấm nút "Ghi vào Google Sheet" → badge "Dùng chung · 1 workflow khác"? — nếu không có, bấm "Gửi điểm tin qua Gmail" trong workflow Bản tin và chỉ dòng "Dùng trong… workflow".
- 5Quay ra danh sách, menu ⋮ của "Quét email booking → Google Sheet" → "Xóa" → hộp "Xóa workflow?" (đọc mô tả) → Xóa. Thẻ biến mất. Mở trang Tác vụ: ba tác vụ của nó vẫn còn.
- 6Về danh sách Workflow, di chuột qua dòng "n / m workflow" (nếu gói có giới hạn) và banner chỉ đọc (nếu là thành viên xem). Dừng.
Lưu ý
- Gỡ khỏi workflow chỉ tháo tác vụ ra khỏi đồ thị; tác vụ và lịch sử của nó vẫn ở trang Tác vụ.
- Xoá workflow không xoá các tác vụ bên trong; muốn bỏ hẳn thì xoá ở trang Tác vụ.
Kết quả: Biết tạm dừng khoá cả nút Chạy lẫn lịch, gỡ và hoàn tác gỡ tác vụ, xoá workflow đúng cách.
Mẫu có sẵn là cả một workflow dựng sẵn: nhiều tác vụ đã nối với nhau. Video này duyệt bốn mẫu, xem phần tuỳ chọn của một mẫu, rồi tạo workflow Quét email booking sang Google Sheet bằng cách điền tài khoản Gmail, Google Sheets và bảng tính.
Dùng khi: Khi bài toán của bạn giống một mẫu: ghi chú họp, báo cáo daily, bản tin nhiều nguồn, quét email vào bảng.
Các bước
- 1Trang Workflow, bấm "Mẫu có sẵn" → trang "Mẫu workflow có sẵn": mục Phổ biến với 4 thẻ. Di chuột qua thẻ "Cuộc họp → ghi chú → email": chuỗi chip Bot cuộc họp → Tác vụ AI → Gửi kết quả, "4 tác vụ", "Cần điền: link cuộc họp".
- 2Di chuột qua ba thẻ còn lại: "Daily meeting → phân tích → báo cáo", "Bản tin crypto hằng ngày", "Quét email booking → Google Sheet". Gõ "email" vào ô tìm; xoá; mở bộ lọc danh mục (Cuộc họp / Nghiên cứu / Vận hành).
- 3Bấm "Dùng mẫu" trên "Cuộc họp → ghi chú → email" → hộp "Tạo từ mẫu": link cuộc họp bắt buộc; các mục Gmail, người nhận, bảng tính ghi "Không bắt buộc — bỏ trống thì các tác vụ cần mục đó sẽ được bỏ qua". Di chuột qua rồi bấm Hủy.
- 4Bấm "Dùng mẫu" trên "Quét email booking → Google Sheet" → hộp: Tên workflow (điền sẵn), Tài khoản Gmail (chọn contact@stepx.vn), Tài khoản Google Sheets, Bảng tính (dán link).
- 5Bấm "Tạo workflow" → toast "Đã tạo workflow từ mẫu" → trang chi tiết: Quét email mới → Có bản ghi mới? ─Đúng→ Ghi vào Google Sheet.
- 6Bấm "Quét email mới" → bảng chi tiết: Gmail contact@stepx.vn, "chỉ bản ghi mới"; bấm Sửa → yêu cầu dài đã viết sẵn; Hủy.
Lưu ý
- Mục ghi Không bắt buộc để trống thì tác vụ cần nó được bỏ qua; workflow vẫn được tạo và thêm sau được.
- Yêu cầu của từng tác vụ đã viết sẵn và chỉnh được sau khi tạo.
Kết quả: Một workflow ba bước tạo từ mẫu, đủ liên kết và nhánh Đúng, sẵn sàng chạy thật.
Chạy thật workflow vừa tạo từ mẫu: tác vụ AI đọc Gmail bằng công cụ chỉ đọc và trích thông tin khách, điều kiện rẽ nhánh Đúng, một dòng được ghi vào bảng tính. Chạy lại ngay để thấy Chỉ xử lý bản ghi mới bỏ qua email đã xử lý, rồi đặt lịch lặp theo khoảng.
Dùng khi: Khi hộp thư nhận yêu cầu đặt chỗ, đơn hàng, phản hồi và bạn muốn chúng tự vào bảng tính.
Các bước
- 1Mở workflow "Quét email booking → Google Sheet". Cắt sang tab Gmail thật của contact@stepx.vn (anh/chị mở sẵn, chụp qua Chrome): mọi thư khác làm mờ, phóng to dần vào 2 thư "Đặt phòng họp ngày 10/9" và "Booking bàn 6 người tối thứ Bảy". Quay lại workflow.
- 2Bấm "Chạy workflow" → run mở. "Quét email mới" Đang chạy (tua nhanh) → Thành công; bấm vào: Kết quả là bảng 2 dòng "Tên khách | Điện thoại | Ngày giờ…", "TỔNG: 2", badge "2 bản ghi mới".
- 3"Có bản ghi mới?" Thành công; bấm vào: kết quả điều kiện Đúng (quy tắc không chứa "KHÔNG CÓ BOOKING MỚI"). "Ghi vào Google Sheet" Thành công; bấm: Kết quả ghi đã thêm dòng vào bảng tính.
- 4Cắt sang ảnh chụp Google Sheet: dòng mới với thời gian, tên tác vụ, bảng booking, mã run. Quay lại.
- 5Bấm "Danh sách run" → đóng → "Chạy workflow" lần hai. Quét email: Kết quả "KHÔNG CÓ BOOKING MỚI", badge "Đã bỏ qua 2 bản ghi cũ"; điều kiện Sai; "Ghi vào Google Sheet" hiện "Bỏ qua". Run vẫn Thành công.
- 6Đóng hộp, bấm dòng "Thủ công" → "Lặp theo khoảng": mỗi 1 giờ, 08:00–18:00, T2–T7 → "Lưu trigger" → "Kế tiếp: …". Rồi mở lại, tắt "Bật trigger", Lưu (để không chạy thật).
Lưu ý
- Mỗi email chỉ vào bảng một lần nhờ Chỉ xử lý bản ghi mới; Xoá bộ nhớ ở trang Tác vụ nếu muốn đọc lại từ đầu.
- Đổi từ khoá tìm thư, cột bảng hay bảng tính đích ngay trong từng tác vụ.
Kết quả: Booking mới tự vào Google Sheet, không có dòng trùng, và workflow chạy mỗi giờ trong giờ làm việc nếu bật lịch.
Một workflow lớn tạo từ mẫu chạy thật: năm tác vụ AI tìm kiếm web song song, một bước tổng hợp bản tin, điều kiện đọc mức độ cảnh báo và gửi email. Video kết thúc bằng cách đổi chủ đề bằng cách sửa yêu cầu từng nhánh.
Dùng khi: Khi cần một bản tin tổng hợp nhiều góc nhìn mỗi sáng: thị trường, đối thủ, ngành.
Các bước
- 1Trang Mẫu có sẵn → "Dùng mẫu" trên "Bản tin crypto hằng ngày (XRP)": Gmail contact@stepx.vn, người nhận nvtuehcmus@gmail.com, URL webhook cảnh báo (webhook.site); bảng tính để trống (tuỳ chọn). "Tạo workflow".
- 2Trang chi tiết mở, bấm "Vừa khung nhìn": 5 tác vụ AI gốc (Giá & chỉ số, Tin tức, Vĩ mô, Kỹ thuật, Dự báo) → Tổng hợp bản tin → Gửi bản tin, và Tổng hợp → "Có CẢNH BÁO?" ─Đúng→ "Báo động webhook".
- 3Bấm "Chạy workflow": năm nút cùng "Đang chạy"; tua nhanh; các nút lần lượt Thành công với thời lượng khác nhau; "Tổng hợp bản tin" chỉ chạy khi cả năm xong.
- 4Bấm "Tổng hợp bản tin" → Kết quả: dòng đầu "XRP_CHANGE_24H: …", "MỨC ĐỘ: …", các mục; bấm "Có CẢNH BÁO?" → Đúng/Sai. Bấm "Gửi bản tin" → đã gửi.
- 5Cắt sang tab Gmail thật của tue.nguyen@tecurix.com (mở sẵn, chụp qua Chrome): thư khác mờ, phóng to dần vào thư bản tin mới; mở thư, cuộn qua các mục. Quay lại run.
- 6Bấm nút "Kết thúc": Tổng chi phí. Mở Sửa của "Tin tức 24–48h": yêu cầu viết cho XRP, chỉ tay vào chỗ đổi chủ đề; Hủy.
Lưu ý
- Bản tin nhiều nhánh tốn credit hơn tác vụ đơn; xem tổng ở nút Kết thúc.
- Hai dòng đầu của bản tin theo định dạng cố định để điều kiện phía sau đọc được mức độ.
Kết quả: Bản tin đúng giờ trong hộp thư mỗi sáng, và biết đổi chủ đề bản tin cho việc của mình.