Tác vụ

Một tác vụ chạy được ngay mà không cần workflow. Video này tạo một Tác vụ AI đơn giản, chạy và đọc kết quả cùng chi phí.

Dùng khi: Lần đầu vào trang Tác vụ, hoặc khi muốn thử nhanh một yêu cầu trước khi đưa vào quy trình.

Các bước

1. 1Vào Tác vụ ở thanh bên. Thẻ Cách hoạt động tóm tắt ba việc: tạo, chạy ngay, nối vào workflow.
2. 2Bấm Tạo tác vụ và chọn loại. Mỗi loại có một video riêng trong chương này.
3. 3Với Tác vụ AI: đặt tên, viết yêu cầu như nói với một nhân viên, chọn trợ lý để mượn tri thức và giọng văn của trợ lý đó. Bấm Thêm tác vụ.
4. 4Trên thẻ vừa tạo bấm Chạy ngay. Nhãn chuyển Đang chạy rồi Thành công sau vài giây.
5. 5Bấm vào tác vụ, mở run trong Lịch sử chạy: kết quả và số credit đã dùng nằm ngay đó.

Kết quả: Tạo được tác vụ đầu tiên, chạy thử và biết đọc kết quả, chi phí trong Lịch sử chạy.

Tác vụ AI nhận kết quả của bước trước làm đầu vào và làm theo yêu cầu bạn viết. Yêu cầu càng cụ thể, kết quả càng đúng ý.

Dùng khi: Cần tóm tắt, phân loại, soạn nội dung hay tra cứu dữ liệu ngoài theo một mẫu cố định.

Các bước

1. 1Tạo tác vụ, chọn Tác vụ AI. Ô Yêu cầu là trung tâm: nói rõ làm gì với đầu vào và kết quả trông ra sao.
2. 2Mô hình mặc định theo thiết lập của tổ chức. Chọn trợ lý khi muốn dùng tri thức và giọng văn của trợ lý đó.
3. 3Bật Tìm kiếm trên web khi cần dữ liệu ngoài, chọn phạm vi tìm. Tìm kiếm tốn thêm credit ngoài chi phí mô hình.
4. 4Ứng dụng đã kết nối cho tác vụ đọc dữ liệu từ Gmail, Google Sheets, Docs…, tối đa ba ứng dụng. Mặc định chỉ đọc; bật Cho phép ghi khi bạn tin tưởng yêu cầu.
5. 5Thêm tác vụ, Chạy ngay và mở run: kết quả kèm nguồn, chi phí hiện ngay dưới run.

Kết quả: Viết được yêu cầu tốt, biết khi nào bật tìm kiếm web và gắn ứng dụng làm nguồn dữ liệu.

Khi tác vụ đọc từ Gmail hay Sheets theo lịch, tuỳ chọn Chỉ xử lý bản ghi mới giúp nó nhớ những gì đã làm và bỏ qua ở lần sau, không tóm tắt lại email cũ.

Dùng khi: Tác vụ chạy lặp lại trên cùng một hộp thư hoặc bảng tính.

Các bước

1. 1Mở sửa tác vụ AI, tích ứng dụng dữ liệu (ví dụ Google Sheets). Tuỳ chọn Chỉ xử lý bản ghi mới xuất hiện và bật sẵn.
2. 2Lưu. Trang chi tiết tác vụ có khối Bản ghi đã xử lý với số bản ghi đã nhớ.
3. 3Bấm Xoá bộ nhớ khi muốn chạy lại từ đầu; hệ thống hỏi lại vì lần chạy tới sẽ coi mọi thứ là mới.

Kết quả: Tác vụ định kỳ không làm lại việc cũ và bạn biết cách đặt lại bộ nhớ.

Bot cuộc họp vào Google Meet, Zoom hoặc Teams thay bạn, ghi hình và trả về transcript. Nối thêm một Tác vụ AI phía sau là có biên bản tóm tắt.

Dùng khi: Cuộc họp cần biên bản mà không ai rảnh ghi chép.

Các bước

1. 1Tạo tác vụ, chọn Bot cuộc họp.
2. 2Dán link cuộc họp, đặt tên bot sẽ hiện trong phòng, chọn ngôn ngữ transcript và thời lượng tối đa.
3. 3Giờ vào họp thường để trống: bot vào ngay khi tác vụ chạy, hoặc theo trigger của workflow.
4. 4Thêm tác vụ rồi Chạy ngay. Bot gõ cửa phòng họp; người chủ trì bấm cho phép là bot bắt đầu ghi.
5. 5Họp xong, run chuyển Thành công. Mở run: transcript kèm người nói nằm trong kết quả, cùng nút Chi tiết bot.

Kết quả: Gửi được bot vào Meet và lấy transcript từ kết quả run.

Với link Zoom, hộp thoại hiện thêm ô Tài khoản Zoom. Phòng bật Only authenticated users chỉ cho người đã đăng nhập vào, nên bot cần mượn một tài khoản.

Dùng khi: Cuộc họp Zoom của công ty yêu cầu người tham dự đăng nhập.

Các bước

1. 1Tạo Bot cuộc họp và dán link zoom.us. Ô Vào họp bằng tài khoản Zoom xuất hiện ngay dưới, kèm gợi ý về phòng yêu cầu xác thực.
2. 2Để trống chỉ hợp với meeting công khai. Với phòng yêu cầu đăng nhập, chọn tài khoản Zoom đã kết nối trong Tích hợp. Chưa có thì bấm Kết nối Zoom ngay tại đây.
3. 3Đặt tên bot, thời lượng tối đa rồi Thêm tác vụ. Thẻ tác vụ ghi rõ bot dùng tài khoản nào.

Kết quả: Biết khi nào bot cần tài khoản Zoom và cách chọn tài khoản để vào phòng yêu cầu xác thực.

Mỗi gói có số giờ họp miễn phí mỗi tháng. Hết giờ miễn phí, StepX trừ credit theo phút bot thật sự ở trong phòng.

Các bước

1. 1Vào Thanh toán, mục Hạn mức trong kỳ: dòng Phút họp cho biết còn bao nhiêu giờ trong tháng này.
2. 2Mở sửa một bot cuộc họp: dòng gợi ý dưới Thời lượng tối đa nêu rõ cách tính credit khi hết giờ miễn phí.
3. 3Thời lượng tối đa vừa là lúc bot tự rời, vừa là phần credit được giữ chỗ khi chạy. Đặt ngắn khi chạy nhiều bot cùng lúc.

Kết quả: Biết còn bao nhiêu giờ miễn phí và cách thời lượng tối đa ảnh hưởng tới credit.

Điều kiện kiểm tra kết quả của bước trước và quyết định các bước sau chạy nhánh nào: thoả, không thoả hoặc luôn chạy.

Dùng khi: Quy trình cần rẽ nhánh: chỉ gửi cảnh báo khi có từ khoá, chỉ ghi log khi trường dữ liệu đạt ngưỡng.

Các bước

1. 1Tạo tác vụ, chọn Điều kiện và đặt tên.
2. 2Mỗi quy tắc so sánh Văn bản đầu vào hoặc một Trường JSON với một trong mười toán tử: chứa, bằng, lớn hơn, rỗng…
3. 3Bấm Thêm quy tắc để có nhiều quy tắc; chọn Thoả khi mọi quy tắc đúng hay chỉ cần một.
4. 4Thêm tác vụ. Trong workflow, bước phía sau chọn nhánh thoả, không thoả hoặc luôn chạy.

Kết quả: Đặt được điều kiện theo từ khoá hoặc trường dữ liệu để rẽ nhánh.

Phê duyệt dừng run lại cho tới khi một người bấm Duyệt hoặc Từ chối. AI làm việc, người quyết định.

Dùng khi: Nội dung sắp gửi ra ngoài cần một người xem qua: bản tin, báo giá, bài đăng.

Các bước

1. 1Tạo tác vụ, chọn Phê duyệt. Đặt tên và viết nội dung người duyệt sẽ đọc.
2. 2Đặt thời gian chờ tối đa; quá hạn coi như từ chối.
3. 3Tích Email và nhập địa chỉ người duyệt, hoặc Webhook cho hệ thống riêng. Quyết định luôn làm được ngay trên trang run.
4. 4Thêm tác vụ, Chạy ngay: run dừng ở Đang chờ.
5. 5Người duyệt nhận email, mở link, không cần đăng nhập, đọc nội dung và bấm Duyệt. Run đi tiếp ngay và chuyển Thành công.

Kết quả: Đặt được cổng phê duyệt và duyệt qua link email không cần đăng nhập.

Gửi kết quả đẩy kết quả của bước trước tới nơi bạn cần: webhook, Gmail, Google Sheets, Docs, Drive, Excel, Messenger, Zalo. Mục này chọn Gmail.

Dùng khi: Mỗi lần quy trình chạy xong cần một email tới đồng nghiệp hoặc khách.

Các bước

1. 1Tạo tác vụ, chọn Gửi kết quả. Mở ô Gửi tới và chọn Email (Gmail).
2. 2Chọn tài khoản Gmail đã kết nối, nhập người nhận và tiêu đề. Chưa có tài khoản thì bấm Kết nối tài khoản.
3. 3Thêm tác vụ. Nối sau một Tác vụ AI trong workflow là mỗi lần chạy có một email; Chạy ngay thì gửi đúng dữ liệu bạn đưa vào.
4. 4Mở run: kết quả ghi rõ đã gửi tới ai, từ tài khoản nào.

Kết quả: Gửi được kết quả của quy trình qua email tự động.

Google Sheets là chỗ ghi log gọn nhất: mỗi lần chạy thêm một dòng. Kết quả dạng bảng thì mỗi bản ghi là một dòng.

Dùng khi: Cần lưu lại mọi lần chạy để theo dõi, lọc hoặc vẽ biểu đồ.

Các bước

1. 1Tạo tác vụ, chọn Gửi kết quả, kênh Google Sheets, rồi chọn tài khoản đã kết nối.
2. 2Dán link bảng tính và tên trang tính. Để trống link, StepX tự tạo bảng mới mỗi lần chạy.
3. 3Thêm tác vụ, Chạy ngay. Mở run để lấy link bảng tính và thấy dòng mới với thời gian và nội dung.

Kết quả: Mỗi lần chạy có một dòng trong Google Sheets.

Webhook gửi kết quả dạng JSON tới URL của bạn: CRM, Zapier, hệ thống nội bộ. Đây là kênh mặc định của Gửi kết quả.

Dùng khi: Bạn có hệ thống riêng cần nhận dữ liệu tự động.

Các bước

1. 1Tạo tác vụ, chọn Gửi kết quả; kênh Webhook đã chọn sẵn. Dán URL nhận.
2. 2Thêm tác vụ, Chạy ngay và xem bên nhận: một POST với đầy đủ kết quả, tên tác vụ và thời gian.
3. 3Mở run để xem Kết quả và mã trả về của bên nhận.

Kết quả: Hệ thống của bạn nhận được kết quả ngay khi quy trình chạy xong.

Chợ template có mười ba mẫu sẵn: bot họp Meet, Zoom, Teams, tóm tắt bằng AI, gửi email, ghi Sheet, cổng phê duyệt. Mỗi thẻ ghi rõ cần điền gì.

Dùng khi: Muốn có tác vụ chạy được trong một phút thay vì cấu hình từ đầu.

Các bước

1. 1Trên trang Tác vụ bấm Chợ template. Lọc theo danh mục: Cuộc họp, AI, Gửi kết quả, Điều kiện.
2. 2Đọc dòng Cần điền trên mỗi thẻ. Mẫu Tóm tắt cuộc họp bằng AI không cần điền gì cả.
3. 3Bấm Dùng template. Hộp thoại mở với cấu hình điền sẵn; sửa nếu muốn rồi bấm Thêm tác vụ.

Kết quả: Tạo được tác vụ từ mẫu và biết mẫu nào cần điền gì.

Lịch sử chạy gom mọi lần tác vụ này chạy, riêng hay trong workflow, với thời gian, trạng thái, chi phí và lỗi.

Dùng khi: Một run báo Thất bại và bạn cần biết vì sao, rồi chạy lại đúng bước đó.

Các bước

1. 1Mở tác vụ, cuộn tới Lịch sử chạy. Nhãn trên mỗi dòng cho biết run chạy riêng hay thuộc workflow nào.
2. 2Bấm dòng Thất bại để đọc dữ liệu vào và thông báo lỗi. Bấm Mở run để xem toàn bộ run.
3. 3Trên trang run bấm Thử lại từ tác vụ này, đọc hộp xác nhận rồi bấm Thử lại. Một run mới bắt đầu từ đúng bước lỗi với cùng dữ liệu vào.

Kết quả: Đọc được lỗi của một run và thử lại từ đúng bước lỗi.