Tri thức

Cơ sở tri thức là đơn vị chứa nội dung. Tạo một cơ sở cho mỗi chủ đề để sau này dễ gắn, dễ tắt và dễ tìm.

Dùng khi: Lần đầu dùng StepX, hoặc khi có một chủ đề mới cần tách riêng khỏi kho hiện có.

Các bước

1. 1Vào Tri thức ở thanh bên, bấm Tạo cơ sở tri thức.
2. 2Đặt tên và mô tả ngắn. Mô tả hiện trong danh sách nên viết đủ để đồng nghiệp nhận ra nội dung bên trong.
3. 3Trang chi tiết mở ra với công tắc Hoạt động, dung lượng đã dùng và số trang crawl còn lại trong tháng.
4. 4Bốn tab tương ứng bốn cách nạp tri thức: Hỏi đáp, Bài viết, Tệp và Website. Các mục tiếp theo đi qua từng tab.

Kết quả: Có cơ sở tri thức mới và hiểu bốn tab, dung lượng và số trang còn lại nghĩa là gì.

Cặp hỏi đáp là cách chính xác nhất: khi khách hỏi câu tương tự, trợ lý dùng đúng câu trả lời bạn đã soạn, không tự diễn giải.

Dùng khi: Câu hỏi lặp lại nhiều lần và cần một câu trả lời cố định: giờ mở cửa, phí ship, chính sách đổi trả.

Các bước

1. 1Trong tab Hỏi đáp, bấm Thêm cặp hỏi đáp.
2. 2Nhập câu hỏi như cách khách hay hỏi, và câu trả lời như cách bạn muốn trợ lý nói.
3. 3Chọn danh mục để lọc và quản lý khi kho lớn dần. Chưa có thì tạo mới ngay trong hộp thoại.
4. 4Phản hồi bổ sung là nội dung hiện ngay sau câu trả lời: một tin nhắn tĩnh có sẵn (văn bản, hình ảnh, video), một biểu mẫu hoặc một nút bấm.
5. 5Lưu. Cặp hỏi đáp có hiệu lực ngay với mọi trợ lý đang dùng cơ sở tri thức này.

Kết quả: Thêm được cặp hỏi đáp, tạo danh mục tại chỗ và gắn phản hồi bổ sung.

Bài viết dành cho nội dung dài: chính sách, quy trình, mô tả sản phẩm. Trợ lý tự trích đoạn phù hợp khi trả lời và diễn đạt linh hoạt theo ngữ cảnh.

Dùng khi: Nội dung không gói gọn trong một câu trả lời, hoặc khách có thể hỏi nhiều khía cạnh của cùng một tài liệu.

Các bước

1. 1Trong tab Bài viết, bấm Thêm bài viết.
2. 2Đặt tiêu đề rõ ràng; tiêu đề cũng là thứ trợ lý dùng để chọn bài phù hợp.
3. 3Soạn nội dung bằng Markdown: tiêu đề phụ, danh sách, bảng được giữ nguyên cấu trúc. Dán từ tài liệu có sẵn cũng được.
4. 4Lưu. Danh sách hiển thị số từ của mỗi bài để bạn thấy bài nào quá ngắn hoặc quá dài.

Kết quả: Biết khi nào dùng bài viết thay Q&A và thêm được một bài.

Tab Tệp nhận tài liệu Word, Markdown và văn bản thuần. Tài liệu có sẵn của công ty đưa thẳng vào, không cần soạn lại.

Dùng khi: Bạn đã có quy trình, catalogue, sổ tay nội bộ ở dạng tệp.

Các bước

1. 1Trong tab Tệp, bấm Tải tệp lên và chọn một hoặc nhiều tệp cùng lúc.
2. 2Hệ thống đọc chữ rồi lập chỉ mục. Tệp dài mất vài phút; bạn có thể đóng hộp thoại, việc xử lý tiếp tục chạy nền.
3. 3Khi trạng thái chuyển sang Hoàn thành, trợ lý dùng được ngay.
4. 4Bấm vào tệp để xem và sửa nội dung hệ thống đã đọc, ví dụ bỏ phần đầu trang và chân trang lặp lại.

Kết quả: Biết định dạng được nhận, tải lên, hiểu trạng thái xử lý và dung lượng.

Mỗi bài viết hay tệp được cắt thành các đoạn khoảng 1.000 ký tự và trợ lý chỉ lấy vài đoạn khớp nhất với câu hỏi. Đoạn nào không tự nói được nó thuộc chủ đề gì thì không được tìm thấy, dù nội dung đúng.

Dùng khi: Trước khi viết bài dài hoặc tải sổ tay, quy trình, chính sách có sẵn của công ty lên.

Các bước

1. 1Một chủ đề một bài. Tài liệu gom nhiều chính sách thì tách thành nhiều bài, tiêu đề bài nêu đúng điều khách sẽ hỏi.
2. 2Trong bài, mỗi mục có tiêu đề nhắc lại chủ đề, ví dụ "Hoàn tiền: điều kiện áp dụng", "Hoàn tiền: thời hạn xử lý". Mỗi mục 300–800 ký tự.
3. 3Viết đủ tên, câu ngắn: "Yêu cầu hoàn tiền được chấp nhận trong 7 ngày kể từ khi nhận hàng" thay vì "Nó được áp dụng trong 7 ngày" hay "xem mục trên".
4. 4Với tệp tải lên: tách mỗi chủ đề một tệp, tên tệp là chủ đề. Tải xong, bấm vào tệp, trong tab Chỉnh sửa bỏ đầu trang, chân trang, mục lục lặp lại, thêm tiêu đề cho từng mục rồi lưu.
5. 5Thông tin cần trả lời đúng từng chữ như giá, hotline, giờ làm việc thì đưa vào Q&A, đừng chôn trong bài dài.

Kết quả: Viết bài và chuẩn bị tệp theo cách máy đọc, để trợ lý tìm đúng đoạn và trả lời đúng.

Crawler đọc website của bạn và biến mỗi trang thành một bài viết trong kho tri thức. Website đổi nội dung thì tri thức đổi theo.

Dùng khi: Nội dung đã có trên website (trang sản phẩm, blog, trung tâm trợ giúp) và thay đổi thường xuyên.

Các bước

1. 1Trong tab Website, dán URL rồi nhấn Enter để thêm. Dán cả danh sách nhiều liên kết cũng được; mỗi liên kết được kiểm tra ngay.
2. 2Độ sâu 0 chỉ đọc đúng trang đó; tăng lên để đi theo liên kết bên trong, tối đa 5. Số trang tối đa là trần an toàn cho mỗi website.
3. 3Bật Tự động cập nhật để crawl lại theo chu kỳ, từ 1 đến 48 giờ. Hộp thoại tính sẵn mỗi lần crawl sẽ trừ bao nhiêu trang vào hạn mức tháng.
4. 4Bấm Thu thập. Khi xong, website nằm ở bảng trên với công tắc tự động cập nhật, từng trang đã đọc nằm ở bảng Trang đã thu thập bên dưới.
5. 5Bấm vào một trang để xem và sửa nội dung trước khi trợ lý dùng. Cần cập nhật gấp thì bấm Thu thập ngay.

Kết quả: Thêm được website, hiểu độ sâu, số trang tối đa, lịch cập nhật và hạn mức.

Kho tri thức lớn dần thì cần tìm nhanh, lọc theo danh mục, sửa tại chỗ và dọn hàng loạt. Mọi thay đổi có hiệu lực ngay, không cần xuất bản lại trợ lý.

Các bước

1. 1Ô tìm kiếm tìm theo cả câu hỏi lẫn câu trả lời.
2. 2Bộ lọc danh mục ở góc phải áp dụng cho cả bốn tab.
3. 3Bấm vào một mục để sửa tại chỗ. Lưu xong, trợ lý dùng bản mới ngay.
4. 4Tích chọn nhiều mục rồi bấm Xoá để xoá một lần. Xoá là vĩnh viễn nên hệ thống hỏi lại trước khi thực hiện.

Kết quả: Quản lý được kho tri thức khi đã có nhiều mục.

Tri thức chỉ có tác dụng khi được gắn vào trợ lý. Mỗi trợ lý gắn được một số nguồn tuỳ theo gói.

Dùng khi: Ngay sau khi nạp xong nội dung, hoặc khi tạo trợ lý mới.

Các bước

1. 1Mở trợ lý, vào tab Tri thức, bấm Thêm nguồn và chọn cơ sở tri thức.
2. 2Công tắc bên phải mỗi nguồn cho phép tạm tắt mà không gỡ.
3. 3Bấm Lưu và xuất bản, xác nhận, để trợ lý dùng cấu hình mới trên mọi kênh.
4. 4Thử ngay trong trang: hỏi đúng câu vừa soạn ở tab Hỏi đáp. Trợ lý trả lời theo cặp Q&A và hiện phản hồi bổ sung nếu có.

Kết quả: Gắn được cơ sở tri thức vào trợ lý và thấy trợ lý trả lời có nguồn.

Tri thức ưu tiên là những thông tin trợ lý luôn có trong đầu, không cần tra cứu: tên công ty, website, địa chỉ, số điện thoại, email.

Dùng khi: Mọi trợ lý nên có phần này để không trả lời sai địa chỉ, giờ mở cửa hay hotline.

Các bước

1. 1Trong trợ lý, mở tab Tri thức và cuộn tới phần Tri thức ưu tiên.
2. 2Điền tên công ty, website, địa chỉ, số điện thoại, email.
3. 3Ô Thông tin bổ sung dành cho vài câu ngắn quan trọng nhất, ví dụ giờ làm việc.
4. 4Lưu và xuất bản, rồi hỏi thử: trợ lý trả lời đúng giờ vừa nhập.

Kết quả: Điền thông tin công ty để trợ lý không trả lời sai địa chỉ, giờ mở cửa, hotline.

Khi trợ lý có nhiều nguồn, điều kiện tri thức cho phép khách chuyển nguồn bằng một slash command, ví dụ gõ /gia để chỉ hỏi về bảng giá.

Dùng khi: Trợ lý có từ hai nguồn trở lên và câu trả lời hay lẫn giữa các chủ đề.

Các bước

1. 1Trong tab Tri thức của trợ lý, phần Điều kiện tri thức, bấm Thêm điều kiện.
2. 2Đặt tên, chọn hoặc tạo command ngay tại đây. Mỗi command chỉ gắn với một điều kiện.
3. 3Tích nguồn nào được bật và nguồn nào bị tắt khi command được gọi.
4. 4Lưu và xuất bản. Thử ngay: gõ command rồi câu hỏi. Trợ lý chỉ tra trong nguồn được bật, câu trả lời gọn và đúng chủ đề hơn.

Kết quả: Hiểu khi nào cần điều kiện tri thức và tạo được một điều kiện.

Các thao tác quản trị trên một cơ sở tri thức: tạm ngưng không mất dữ liệu, đổi tên, đọc hạn mức và xoá hẳn.

Các bước

1. 1Tắt Hoạt động để mọi trợ lý ngừng dùng cơ sở tri thức này ngay mà không mất dữ liệu. Bật lại khi cần.
2. 2Menu ba chấm cho phép đổi tên và mô tả.
3. 3Dòng hạn mức ở cuối danh sách cho biết tổ chức còn tạo được bao nhiêu cơ sở tri thức theo gói.
4. 4Xoá cơ sở tri thức sẽ xoá toàn bộ mục bên trong và gỡ khỏi mọi trợ lý. Hệ thống hỏi lại trước khi xoá.

Kết quả: Tạm tắt, sửa thông tin hoặc xoá cơ sở tri thức, đọc được hạn mức.