Chương 8
Tích hợp
Tích hợp là nơi tổ chức nối các ứng dụng bên ngoài: Gmail, Google Sheets, Google Docs, Google Calendar, Outlook, Zoom, Slack, Trang Facebook… Kết nối một lần, mọi trợ lý và tác vụ trong tổ chức dùng được. Việc cấp quyền diễn ra ở cửa sổ đồng ý của nhà cung cấp; StepX không bao giờ thấy mật khẩu của bạn.
Chương này đi từ cách đọc trang Tích hợp, tới việc kết nối một ứng dụng, quản lý tài khoản đã nối, và những nơi kết nối được dùng: tác vụ AI, tác vụ Gửi kết quả, cuộc họp Zoom, Lịch trong Bộ công cụ và Chat.
4 video · 6:34
Trang Tích hợp gom mọi ứng dụng nối được với StepX. Mỗi thẻ là một ứng dụng và có thể chứa nhiều tài khoản; ứng dụng đã kết nối nằm trên, chưa kết nối nằm dưới.
Dùng khi: Lần đầu mở menu Tích hợp, hoặc khi cần biết một ứng dụng đang nối tài khoản nào và được phép làm gì.
Các bước
- 1Mở Tích hợp ở thanh bên. Trang chia hai mục: Đã kết nối ở trên, Chưa kết nối ở dưới.
- 2Mỗi thẻ ghi số tài khoản đã kết nối, số thao tác trợ lý gọi được và tài khoản nào là Mặc định. Một ứng dụng nối được nhiều tài khoản: hai Trang Facebook, một hộp thư bán hàng và một hộp thư hỗ trợ.
- 3Gõ vào ô Tìm theo tên ứng dụng hoặc danh mục để lọc ngay khi gõ.
- 4Bấm một thẻ để mở chi tiết: tab Tài khoản để kết nối và quản lý, tab Quyền & hành động để xem ứng dụng cho phép làm gì.
- 5Trong Quyền & hành động, mỗi hành động được đánh dấu Đọc hoặc Ghi. Danh sách chỉ để xem; hành động nào trợ lý được dùng thì chọn khi cấu hình từng trợ lý.
Lưu ý
- Kết nối được dùng ở tác vụ AI, tác vụ Gửi kết quả, cuộc họp Zoom, Lịch trong Bộ công cụ và Chat; video cuối chương chỉ từng chỗ.
Kết quả: Đọc được trang Tích hợp: ứng dụng nào đã nối, bao nhiêu tài khoản, tài khoản nào mặc định và ứng dụng cho phép làm gì.
Cách kết nối giống nhau cho mọi ứng dụng: bấm Kết nối, chọn tài khoản trong cửa sổ đồng ý của nhà cung cấp và cho phép các quyền. Video xem quy trình với Outlook rồi đọc kết quả trên Google Calendar đã nối sẵn.
Dùng khi: Trước khi tạo tác vụ đọc Google Sheets, gửi Gmail, hay lịch hẹn ghi vào Google Calendar.
Các bước
- 1Ở mục Chưa kết nối, bấm thẻ ứng dụng (trong video là Outlook). Tab Tài khoản còn trống; bấm Kết nối.
- 2Hộp Kết nối cho biết bạn sẽ được chuyển sang nhà cung cấp để cấp quyền và StepX không nhìn thấy hay lưu mật khẩu. Bấm Tiếp tục để mở cửa sổ đồng ý, chọn tài khoản và cho phép các quyền. (Video bấm Huỷ để không tạo kết nối mới.)
- 3Trong lúc chờ, thẻ hiện Đang chờ cấp quyền rồi tự đổi thành Đã kết nối. Mở thẻ Google Calendar ở mục Đã kết nối để xem kết quả.
- 4Tài khoản được đặt tên theo email đã đăng nhập, sửa lại được. Tài khoản đầu tiên của mỗi ứng dụng tự thành Mặc định; nối thêm bằng Kết nối thêm tài khoản.
- 5Tab Quyền & hành động liệt kê Quyền được yêu cầu bạn đã đồng ý và các hành động trợ lý gọi được, ví dụ tạo hay sửa sự kiện.
- 6Sang Bộ công cụ, Lịch, mở một lịch: ô Tài khoản lịch trong mục Lịch kết nối đã chọn được tài khoản Google Calendar này.
Lưu ý
- Mỗi lần Kết nối thêm tài khoản đều đi qua cửa sổ đồng ý; dùng nó để nối một hộp thư hay lịch khác của cùng ứng dụng.
Kết quả: Biết một kết nối được tạo thế nào; đọc được tài khoản, trạng thái, mặc định và quyền của ứng dụng đã nối.
Mỗi tài khoản đã nối có menu riêng: Đồng bộ, Đổi tên, Đặt làm mặc định, Ngắt kết nối. Dòng trạng thái cho biết tài khoản còn dùng được không.
Dùng khi: Khi tổ chức có nhiều tài khoản cùng ứng dụng cần phân biệt, hoặc một tài khoản báo hết hạn.
Các bước
- 1Mở thẻ Zoom (hai tài khoản). Ở một tài khoản, bấm menu ba chấm Thao tác với tài khoản: Đồng bộ, Đổi tên, Đặt làm mặc định, Ngắt kết nối.
- 2Đổi tên: gõ tên dễ nhận (ví dụ Zoom phòng họp lớn) rồi Enter. Tên này hiện khi chọn tài khoản trong tác vụ.
- 3Đặt làm mặc định: nhãn Mặc định chuyển sang tài khoản này; tác vụ và trợ lý dùng nó khi bạn không chọn cụ thể.
- 4Đồng bộ đọc lại thông tin từ nhà cung cấp, dùng khi tên hay ảnh đại diện chưa cập nhật.
- 5Dòng trạng thái: Đã kết nối là sẵn sàng; Đang chờ cấp quyền là chưa xong; Quyền truy cập đã hết hạn là phải kết nối lại.
- 6Ngắt kết nối thu hồi quyền tại nhà cung cấp và trợ lý ngừng dùng tài khoản đó; có hộp xác nhận trước. Nối lại bằng Kết nối thêm tài khoản.
Kết quả: Đặt tên, chọn mặc định, làm mới và ngắt tài khoản đã nối; nhận ra tài khoản nào cần kết nối lại.
Kết nối không tự làm gì; nó phát huy khi được chọn trong tác vụ AI, tác vụ Gửi kết quả, cuộc họp Zoom, Lịch hẹn và Chat. Video chỉ đúng ô chọn tài khoản ở từng nơi.
Dùng khi: Đã nối ứng dụng nhưng chưa thấy nó xuất hiện ở đâu, hoặc một tác vụ báo kết nối hết hạn.
Các bước
- 1Tác vụ AI: mở một tác vụ, cuộn tới Ứng dụng đã kết nối, tích tài khoản để tác vụ đọc được dữ liệu từ đó (tối đa vài ứng dụng mỗi tác vụ).
- 2Tác vụ Gửi kết quả chọn tài khoản theo kênh: Tài khoản Gmail, Google Sheets, Google Docs, Trang Facebook hay Zalo OA.
- 3Tác vụ họp trên Zoom có ô Vào họp bằng tài khoản Zoom, để bot vào được phòng yêu cầu đăng nhập.
- 4Bộ công cụ, Lịch: ô Tài khoản lịch trong mục Lịch kết nối ghi cuộc hẹn vào Google Calendar hoặc Outlook.
- 5Chat: nút Dùng integration trong ô soạn bật tối đa ba tài khoản cho cuộc trò chuyện, để hỏi thẳng hộp thư hay bảng tính của bạn.
Lưu ý
- Khi tài khoản hết hạn, những chỗ này báo Kết nối đã hết hạn; quay lại Tích hợp nối lại rồi mở lại tác vụ.
Kết quả: Tìm đúng ô chọn tài khoản ở năm nơi và biết cách xử lý khi kết nối hết hạn.