Chương 7
Bộ công cụ
Bộ công cụ là những mảnh ghép dùng lại được: một tin nhắn soạn sẵn, một nút bấm, một biểu mẫu thu thông tin, một lịch đặt hẹn, một webhook đẩy dữ liệu ra ngoài. Tạo một lần ở menu Bộ công cụ, rồi mọi trợ lý trong tổ chức đều dùng được.
Trợ lý dùng chúng ở ba chỗ: Hành động đầu tiên (những gì khách thấy khi mở chat), Điều kiện (khi khách nói đúng ý, gõ đúng từ hay một lệnh) và Phản hồi bổ sung của một cặp Q&A trong Tri thức. Chương này đi từ từng công cụ tới hai video cuối gắn chúng vào trợ lý và thử trong Thử Ngay. Các video dùng chung một bộ dữ liệu demo nên nên xem theo thứ tự.
11 video · 14:08
Một vòng nhanh qua tám công cụ trong menu và ba nơi trợ lý dùng chúng, để bạn biết mình đang ở đâu trước khi tạo từng món.
Dùng khi: Lần đầu mở menu Bộ công cụ, hoặc khi chưa rõ một biểu mẫu tạo xong sẽ hiện ra trong chat bằng cách nào.
Các bước
- 1Mở Bộ công cụ ở thanh bên: tám mục con là Quyền truy cập người dùng, Tin nhắn tĩnh, Lệnh, Biểu mẫu, Webhook, Nút bấm, Liên kết và Lịch.
- 2Mở Trợ lý, chọn một trợ lý, tab Hành động đầu tiên: chuỗi tin nhắn, nút, biểu mẫu chạy ngay khi khách mở chat.
- 3Tab Điều kiện: mỗi điều kiện ghép một yếu tố kích hoạt (ý nghĩa, từ khoá, lệnh) với một phản hồi (biểu mẫu, lịch, nút, liên kết, tin nhắn).
- 4Trong Tri thức, một cặp Q&A có ô Phản hồi bổ sung để gửi kèm video, nút hay biểu mẫu sau câu trả lời.
- 5Quay lại Biểu mẫu: cột Phản hồi cho thấy các công cụ nối với nhau, biểu mẫu gửi xong có thể hiện tin nhắn, gọi webhook hoặc chạy tác vụ.
Kết quả: Biết tám công cụ là gì và ba chỗ trợ lý dùng chúng; sẵn sàng đi vào từng video.
Tin nhắn tĩnh là một câu trả lời cố định, dạng văn bản, ảnh hoặc video, để trợ lý gửi nguyên văn thay vì tự viết. Sửa một lần, mọi nơi đang dùng cập nhật theo.
Dùng khi: Lời chào, lời cảm ơn sau khi gửi biểu mẫu, một video giới thiệu, một ảnh bảng giá cần gửi đúng như đã duyệt.
Các bước
- 1Vào Bộ công cụ, Tin nhắn tĩnh, bấm Thêm tin nhắn.
- 2Đặt tên để tìm lại, chọn loại Văn bản, viết nội dung đúng như khách sẽ đọc. Bấm Tạo.
- 3Với loại Hình ảnh hoặc Video, chọn tệp từ Thư viện media; trợ lý sẽ gửi đúng tệp đó trong chat.
- 4Tin nhắn hiện trong danh sách kèm loại; có thể sao chép, sửa hoặc xoá.
Tên: Cảm ơn đã để lại thông tin
Loại: Văn bản
Nội dung: Cảm ơn bạn! Đội ngũ StepX sẽ liên hệ trong 24 giờ làm việc.
Lưu ý
- Tin nhắn này được dùng lại làm lời cảm ơn của biểu mẫu và lịch trong các video sau.
- Bộ lọc Tất cả, Văn bản, Hình ảnh, Video phía trên bảng giúp tìm nhanh khi danh sách dài.
Kết quả: Có một tin nhắn soạn sẵn để gắn vào biểu mẫu, lịch, nút bấm hay Hành động đầu tiên.
Liên kết là một URL có tên và văn bản hiển thị, để trợ lý chèn vào câu trả lời hoặc gắn sau một nút bấm. Đổi URL ở đây là đổi ở mọi nơi đang dùng.
Dùng khi: Trang bảng giá, tài liệu hướng dẫn, form đăng ký bên ngoài mà trợ lý hay phải dẫn khách tới.
Các bước
- 1Vào Bộ công cụ, Liên kết, bấm Thêm liên kết.
- 2Đặt tên nội bộ, văn bản khách sẽ thấy và URL đích. Khung Xem trước hiện liên kết đúng như trong hội thoại.
- 3Bấm Tạo. Liên kết mở trong tab mới khi khách bấm.
Tên: Bảng giá StepX
Văn bản hiển thị: Xem bảng giá StepX
URL: https://stepx.vn/pricing
Kết quả: Có một liên kết dùng lại được, sẵn sàng gắn vào nút bấm ở video sau.
Biểu mẫu thu tên, email, nhu cầu ngay trong hội thoại. Khách điền, bạn nhận dữ liệu có cấu trúc và chọn việc xảy ra sau khi gửi.
Dùng khi: Đăng ký tư vấn, để lại liên hệ, báo lỗi, yêu cầu báo giá: bất cứ lúc nào cần vài trường thông tin rõ ràng thay vì hỏi từng câu.
Các bước
- 1Vào Bộ công cụ, Biểu mẫu, bấm Tạo biểu mẫu. Đặt tên để quản lý, tiêu đề khách sẽ thấy và nhãn nút gửi.
- 2Bấm Thêm trường cho từng trường, chọn kiểu: văn bản, email, số điện thoại, văn bản dài, danh sách chọn hay checkbox. Gạt Bắt buộc với trường không thể thiếu.
- 3Hành động khi gửi: hiện tin nhắn cảm ơn, gọi webhook, chạy tác vụ, mở tiếp lịch hoặc một biểu mẫu khác. Chọn tin nhắn tĩnh đã tạo.
- 4Bấm Xem trước để thấy biểu mẫu đúng như trong chat, rồi Tạo biểu mẫu.
Tên: Đăng ký tư vấn · Tiêu đề: Đăng ký tư vấn miễn phí · Nút gửi: Gửi đăng ký
Trường: Họ tên (văn bản, bắt buộc) · Email (email, bắt buộc) · Nhu cầu (văn bản dài)
Khi gửi: Tin nhắn → Cảm ơn đã để lại thông tin
Lưu ý
- Tên trường (dạng ho_ten, email, nhu_cau) hiện mờ dưới nhãn; đó là tên bạn dùng trong body webhook ở video sau.
- Dữ liệu khách điền nằm trong hội thoại và hồ sơ Liên hệ.
Kết quả: Có một biểu mẫu ba trường với lời cảm ơn, sẵn sàng nối vào webhook hoặc gắn vào điều kiện.
Webhook gửi dữ liệu từ biểu mẫu hay lịch sang hệ thống của bạn: CRM, Google Sheet qua Zapier, API nội bộ. Bạn khai URL, phương thức, header và body có chỗ trống cho từng trường.
Dùng khi: Muốn mỗi lượt đăng ký, đặt hẹn trong chat tự chảy vào công cụ đội ngũ đang dùng thay vì đọc lại trong hội thoại.
Các bước
- 1Vào Bộ công cụ, Webhook, bấm Thêm webhook. Nhập tên, URL nhận và phương thức (POST).
- 2Trong Body (JSON), đặt tên trường trong hai ngoặc nhọn, ví dụ {{ho_ten}}; khi khách gửi biểu mẫu, giá trị thật được thay vào. Header và Query Params cũng nhận placeholder, giá trị bí mật có thể ẩn.
- 3Bấm Kiểm thử webhook: thấy mã trạng thái, thời gian, nội dung phản hồi và lệnh curl tương đương để đưa cho kỹ thuật.
- 4Bấm Thêm webhook. Sang Biểu mẫu, sửa biểu mẫu Đăng ký tư vấn, đổi Hành động khi gửi thành Webhook: chọn webhook và tin nhắn khách sẽ thấy. Cập nhật biểu mẫu.
Tên: Đẩy lead sang CRM · POST https://webhook.site/…
{"name": "{{ho_ten}}", "email": "{{email}}", "need": "{{nhu_cau}}"}
Lưu ý
- Khi kiểm thử, placeholder được thay bằng <<ten_truong>> để request luôn hợp lệ.
- Nút Đồng bộ từ biểu mẫu sinh sẵn body JSON với đúng tên trường của một biểu mẫu.
Kết quả: Biểu mẫu gửi xong vừa hiện lời cảm ơn cho khách, vừa đẩy dữ liệu tới URL của bạn.
Lịch cho khách chọn ngày giờ ngay trong hội thoại, kèm vài trường thông tin. Nối tài khoản Google Calendar hoặc Outlook để chặn giờ bận và ghi sự kiện tự động.
Dùng khi: Đặt demo, đặt lịch tư vấn, hẹn gọi lại: khi muốn khách tự chọn giờ thay vì trao đổi qua lại.
Các bước
- 1Vào Bộ công cụ, Lịch, bấm Thêm lịch. Đặt tên, tiêu đề và mô tả hiện phía trên lịch.
- 2Mục Lịch kết nối: chọn tài khoản lịch đã kết nối ở Tích hợp (nếu có). Đặt thời lượng cuộc hẹn và mẫu tiêu đề sự kiện.
- 3Trường thông tin mặc định có Họ tên, Link và Yêu cầu; thêm hoặc bớt tuỳ nhu cầu.
- 4Hành động khi gửi: tin nhắn xác nhận, webhook, hoặc Cập nhật lịch để ghi sự kiện vào tài khoản đã nối. Bấm thử ngày, giờ trong khung Xem trước rồi Tạo.
Tên: Đặt demo · Tiêu đề: Đặt demo 30 phút
Mô tả: Chọn khung giờ phù hợp, đội ngũ StepX sẽ gọi đúng giờ.
Thời lượng: 30 phút · Khi gửi: Tin nhắn → Cảm ơn đã để lại thông tin
Lưu ý
- Cập nhật lịch chỉ chọn được khi lịch đã nối một tài khoản; kết nối trước ở menu Tích hợp.
- Thời lượng dùng để phát hiện trùng giờ bận và làm độ dài sự kiện.
Kết quả: Có một lịch đặt hẹn để trợ lý mở ra khi khách muốn hẹn.
Lệnh là từ bắt đầu bằng dấu gạch chéo mà khách gõ trong chat để gọi đúng một hành động. Bản thân lệnh chưa làm gì; nó có tác dụng khi được gắn vào điều kiện của trợ lý.
Dùng khi: Muốn một lối tắt ổn định: /gia mở bảng giá, /help hiện hướng dẫn, một lệnh chuyển nguồn tri thức.
Các bước
- 1Vào Bộ công cụ, Lệnh, bấm Thêm lệnh. Tên lệnh chỉ gồm chữ, số, gạch dưới và gạch ngang.
- 2Mô tả hành động kích hoạt cho đồng nghiệp hiểu và cho trợ lý nhận diện ý định. Bấm Tạo.
- 3Cột Đang dùng ở cho biết trợ lý nào đã gắn lệnh; lệnh mới hiện Chưa được dùng.
- 4Mở Trợ lý, tab Điều kiện, Thêm điều kiện: kích hoạt theo Lệnh, chọn /gia; Tiếp theo; phản hồi Nút bấm, chọn nút Xem bảng giá; Tạo điều kiện rồi Lưu và xuất bản.
Lệnh: /gia
Hành động kích hoạt: Hiện bảng giá và các gói của StepX
Điều kiện: Lệnh /gia → Nút bấm CTA bảng giá
Lưu ý
- Lệnh còn dùng ở Điều kiện tri thức của trợ lý để bật hoặc tắt nguồn tri thức khi khách gọi lệnh.
Kết quả: Khách gõ /gia sẽ nhận nút Xem bảng giá; bạn biết cách gắn một lệnh vào trợ lý.
Tài khoản đăng nhập cấp cho khách hoặc đối tác cần xem tri thức được bảo vệ. Bạn tạo tên đăng nhập, mật khẩu và ghi chú thuộc về ai.
Dùng khi: Tài liệu tích hợp, bảng giá riêng, thông tin chỉ dành cho đối tác đã ký.
Các bước
- 1Vào Bộ công cụ, Quyền truy cập người dùng, bấm Thêm người dùng.
- 2Nhập tên đăng nhập (không đổi được sau khi tạo), bấm Tạo để sinh mật khẩu, thêm mô tả. Bấm Thêm người dùng.
- 3Trong danh sách có nút sao chép tên đăng nhập và mật khẩu để gửi cho khách; cần thu hồi thì đổi mật khẩu hoặc xoá.
Tên đăng nhập: doitac_abc
Mô tả: Đối tác ABC, xem tài liệu tích hợp
Kết quả: Có một tài khoản truy cập để cấp cho đối tác, kèm cách sinh và thu hồi mật khẩu.
Hành động đầu tiên là chuỗi tin nhắn, nút, biểu mẫu mà trợ lý gửi ngay khi khách mở chat, trước khi khách gõ gì. Chỉ áp dụng cho Web Chat và API.
Dùng khi: Muốn màn hình chào có lời chào, video giới thiệu và một nút gọi hành động ngay từ giây đầu.
Các bước
- 1Mở Trợ lý, chọn trợ lý, tab Hành động đầu tiên. Bật First Action.
- 2Trong Thêm Action chọn loại: Tin nhắn, Biểu mẫu, Nút bấm, Link hay Lịch. Với Nút bấm, chọn nút đã tạo trong Bộ công cụ ở ô Chọn nút bấm.
- 3Kéo thả để đổi thứ tự; trợ lý chạy lần lượt từ trên xuống.
- 4Bấm Lưu và xuất bản, rồi mở tab Thử Ngay và Bắt đầu test: cuộc trò chuyện mới hiện đúng chuỗi đó.
1. Tin nhắn chào
2. Nút bấm: Xem bảng giá
3. Video giới thiệu
Lưu ý
- Hành động đầu tiên chỉ chạy một lần khi mở hội thoại, không lặp lại ở các tin nhắn sau.
Kết quả: Khách mở chat thấy ngay lời chào, nút bấm và video theo đúng thứ tự bạn đặt.
Điều kiện nối một tình huống với một công cụ: khách nói đúng ý, gõ đúng từ hay đúng lệnh, trợ lý đáp bằng biểu mẫu, lịch, nút, liên kết hay tin nhắn. Video này khép trọn vòng từ hội thoại tới hệ thống của bạn.
Dùng khi: Khách hỏi giá, muốn tư vấn, muốn đặt hẹn: những tình huống bạn muốn câu trả lời luôn nhất quán và có hành động cụ thể.
Các bước
- 1Mở Trợ lý, tab Điều kiện, bấm Thêm điều kiện và đặt tên.
- 2Bước Kích hoạt: chọn Theo ngữ nghĩa và mô tả ý định bằng lời; thêm vài từ khoá tuỳ chọn để bắt chính xác hơn. Có thể chọn Từ khoá, Lệnh hoặc Sentiment thay thế.
- 3Bấm Tiếp theo. Bước Phản hồi liệt kê những gì trợ lý có thể đáp; chọn Biểu mẫu và chọn biểu mẫu Đăng ký tư vấn. Tạo điều kiện, rồi Lưu và xuất bản.
- 4Tab Thử Ngay: gõ một câu như khách. Biểu mẫu hiện ra ngay; điền và gửi, tin nhắn cảm ơn xuất hiện.
- 5Mở bên nhận webhook: bản ghi mới có đúng tên, email và nhu cầu khách vừa điền.
Tên: Khách muốn tư vấn
Kích hoạt: Theo ngữ nghĩa → Khách muốn được tư vấn hoặc để lại thông tin liên hệ · từ khoá: tư vấn, liên hệ
Phản hồi: Biểu mẫu → Đăng ký tư vấn
Câu thử: Mình muốn được tư vấn về gói Professional
Lưu ý
- Khi nhiều điều kiện cùng khớp, điều kiện có ưu tiên cao hơn được chọn.
- Thay đổi áp dụng từ tin nhắn tiếp theo sau khi Lưu và xuất bản.
Kết quả: Trợ lý tự hiện biểu mẫu khi khách muốn tư vấn, và dữ liệu khách điền chảy về hệ thống của bạn qua webhook.